Handbuch Budget

Im Rahmen der zweckgebundenen Gebarung (zB Schulraumüberlassung) ist es notwendig, Rechnungen auszustellen. Verwenden Sie dazu die Hinweise über die Rechnungsmerkmale. Die ausgestellte Rechnung muss im HV-SAP-System als "offene Forderung" geführt werden (Mittelbindung).

Die Rechnungsführung einer Schule ist eine der wichtigen Säulen des Schulmanagements. Ihr/e MitarbeiterIn in diesem Bereich kann Ihnen den tagesaktuellen Budgetstand melden, eine Planungsbeiratsbesprechung professionell vorbereiten. Ein/e versierte/r RechnungsführerIn ist geschult in Haushalts- und Vergaberecht, kennt Umgang und Bestimmungen der BBG. Diese Mitarbeit ermöglicht SchulleiterInnen eine enorme Entlastung im Aufgabenbereich des Wirtschaftsbetriebs Schule. Die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsführung sind:

• Führung der Verrechnungsaufschreibungen
• Prüfungen im Gebarungsvollzug
• Aufforderung zur Berichtigung von Anordnungen und Meldung im Beharrungsfall
• Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Schulden
• Durchführung des Barzahlungsverkehrs
• Ausfertigung der Einzelaufträge an die Kreditinstitute
• Befugnis zur Ausfertigung von Ersatzanordnungen
• Befugnis zur Prüfung von Aufträgen an Kreditinstitute
• Erstellen der Kassenabrechnung
• Führung des Schlüsselverzeichnisses
• Schlüsselverwahrung für Kassenbehälter
• Verwahrung von Wertsachen und sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen
• Verwahrung von Unterschriftsproben und andere Berechtigungsmerkmalen
• Führung der Endablage
• Vertretungsregelungen

Bei der Einschulung in die Rechnungsführung wird eine Einschulungsmappe mit folgendem Inhalt übergeben:

Inhaltsverzeichnis
Aufbewahrungsregelung für Rechnungsführungsunterlagen
Bargeldverkehr - allgemeine Handhabe
Barzahlungsverkehr Zahlstellen - Abwicklung
Beschaffung - Vorgehensweise
Budget - allgemeine Information
Budget - Planungsbeirat
Budgetabfrage
Buffet - Allgemeines zur Verpachtung
Buffet Leitlinie 2015
Buffet Übernahmeprotokoll Muster (28.82 KB)
Haushaltsführung - wesentliche Grundsätze
Honorarnote - allgemeine Information
Informationen
Inventur - Anlagenkennzahlen und Nutzungsdauer
Inventur - allgemeine Informationen
IT-Betreuung - Abgeltung von Leistungen
IT-Betreuung - Darstellung der Aufgabenbereiche
Kontierhilfe
Lern- und Arbeitsmittelbeiträge RS 12/2020
Mittelbindungen Mittelreservierungen
Nachmittagsbetreuung - Information für Rechnungsführerinnen
Nachmittagsbetreuung - Tagesbetreuung an AHS Information für Eltern
Rechnungen - allgemeine Informationen
Rechnungen - e-Rechnung ja-nein
Rechnungen - Vorgangsweise bei Begleichung von Rechnungen die mehrere Schulen gemeinsam betreffen
sachliche und rechnerische Richtigkeit
Schlüssel - Aufzeichnung und Verwahrung
Schulraumüberlassung - allgemeine Information
Schulveranstaltungen - Abwicklung
Schulveranstaltungen - Beispiel Auflösung
Schulveranstaltungen - Beispiel Bargeldvorschuss Abrechnung
Schulveranstaltungen - Beispiel Endabrechnung
Schulveranstaltungen Nebenkonto - Information
Sonstiges
Unvereinbarkeit
Werbung - Kommerzielle Werbung an Schulen RS 14/2016
Zweckgebundene Gebarung - allgemeine Informationen

Formulare und Vorlagen

Anordnungsbefugnisse bei Bestellungen - Ansuchen um Erteilung
Anordnungsbefugnisse bei Bestellungen - Entzug
Bargeldkasse Unterschriftenprobeblatt
Bargeldverkehr - Anforderung Bargeld
Bargeldverkehr - Vorlage Abrechnung des Vorschusses
Bargeldkassastand - Meldung
Bargeldverkehr - Hilfsaufzeichnungen
Bargeldverkehr - Verwahrung Verrechnungsblöcke Nachweis
Budgetplanung reelle Gebarung - Berechnungsvorlage
Budget- und Finanzplan samt Controlling
Budgetplanung zweckgeb. Gebarung - Berechnungsvorlage
Durchlaufkonten
Generalinventur Protokoll
Geschäftseinteilung - Vorlage
Gestattungsvertrag für Automaten - Muster
Honorarnote für Bundesbedienstete - Vorlage
Honorarnote für Nicht-Bundesbedienstete - Vorlage
Honorarnote Übermittlungsschreiben - Vorlage
Instandhaltungsantrag Formular
IT-Betreuung Vertragsmuster
Lern- und Arbeitsmittelbeiträge Vorlage Endabrechnung
Reinigungsfläche Erhebungsblatt
Schlüsselverzeichnis
Schulveranstaltung - Endabrechnung Vorlage
Schulraumüberlassung - Vertragsvorlage
Schulraumüberlassung Kostendeckung Formular ZW inkl.
Schulraumüberlassung Kostendeckung Formular
Unterschriftenblatt - Regelung der Anordnungsbefugnis
Unterschriftenprobe AOG Formular
Überrechnungsformular Schulen

Bundesbedienstete übermitteln ihre Reisegebührenabrechnung von die Schulleitung bestätigt am Dienstweg der Bildungsdirektion Salzburg. Dort wird die Abrechnung von den zuständigen MitarbeiterInnen geprüft und richtiggestellt. Für die Planung des Reisegebührenbudgets ist es wichtig, Kennzahlen zu kennen, um ein bestimmtes Ausmaß an Kosten genehmigen zu können. Wir empfehlen die Vorlage von voraussichtlichen Reisekosten beim Antrag um Genehmigung eines Seminarbesuchs.

Repräsentationsausgaben (Kto. 7232) sind Ausgaben für Pressekonferenzen, Empfänge und Einladungen fremder Delegationen, die im Bereich der Haushaltsführenden Stelle anfallen. An einer Schule zählen Ausgaben für Empfänge als unentgeltliche Abgabe und sind unter 4110 zu verbuchen.