Handbuch Budget

Vorauszahlungen sind nur dann erlaubt, wenn eine vertraglich vereinbarte Leistung bereits erbracht wurde, die entsprechende Abrechnung allerdings noch nicht vorliegt. Beispiel – Betriebskostenzahlungen an Gemeinden bzw. Anzahlungen für Schulveranstaltungen.

Die Auszahlung dieser Tätigkeiten unterliegt dem jeweiligen Valorisierungsfaktor, basierend auf das Rundschreiben 11/2022.

Bewegliche Wirtschaftsgüter, die einen Bruttowert von € 1.000,00 übersteigen, zählen als Anlagegut und müssen mit Anschaffungswert inventarisiert werden. Ausgaben für die Herstellung eines beweglichen Wirtschaftsguts, die € 1.000,-- übersteigen, zählen auch als Anlagegut. Hier ist bei der Inventarisierung mit der BHAG Kontakt aufzunehmen.

Reinigungs- und Schulwartepersonal benötigt regelmäßig besondere Arbeitskleidung (Sicherheitsschuhe, Arbeitsmantel). Laut PSA-Verordnung im ArbeitnehmerInnenschutzgesetz ist Schutzbekleidung seitens der Schule alle 2 Jahre bereitzustellen. Für die Bereitstellung einer Arbeitskleidung darf von den Bediensteten kein Selbstbehalt eingenommen werden.

Sämtliche budgetären und buchhalterischen Unterlagen müssen 7 Jahre lang (gerechnet ab Kalenderjahresende) aufbewahrt werden. Alle buchhalterischen Unterlagen (Rechnung, Bestellung, Angebot usw.), die samt Notizen vollständig und leserlich in HV-SAP eingebunden wurden, müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Alle Aufzeichnungen von Schulveranstaltungen und ähnliche Unterlagen von LehrerInnen unterliegen weiterhin einer 7-jährigen physischen Aufbewahrungsfrist. Diese Unterlagen müssen an der Schule griffbereit zur Verfügung stehen, um von Eltern jederzeit eingesehen werden zu können.

Um den finanziellen Bedarf einer Schule decken zu können, erhält jede Dienststelle ein autonomes Aufwandsbudget. Daraus sind sowohl alle laufenden Pflichtausgaben wie Energie, Reinigung, Instandsetzung, Reisekosten für LehrerInnen und Wartungskosten, etc., als auch Ausgaben für den laufenden Schulbetrieb und Projekte zu decken.

Im Rahmen von Bauvorhaben erhalten Schulen ein spezielles Einrichtungsbudget, das nach den Grundsätzen des

Rundschreiben 9/2021

zu bewirtschaften ist. Prinzipiell erhält eine Schule nur Mittel für neu errichtete Räume, Ersatzinvestitionen sind immer aus dem laufenden Schulbudget zu tätigen.

Das Schulbudget ist immer mit dem ihm zugeteilten Bundeskonto der PSK zu bewirtschaften. Wenn Schulen eine Sponsoringvereinbarung mit einer Bank haben, so sind sämtliche Beschaffungen daraus über die zweckgebundene Gebarung abzuwickeln. Die Eröffnung von Sponsorkonten bedarf der Zustimmung des Bundesministeriums für Finanzen. Sind Konten nicht genehmigt, müssen diese unverzüglich geschlossen werden. Sämtlicher Zahlungsverkehr darf nur über Konten des Bundes abgewickelt werden.

Barzahlungsverkehr darf nur im unbedingt notwendigen Ausmaß und in dringenden Fällen erfolgen. Der Bargeldbestand, der so niedrig wie möglich und nie höher als € 3.000,-- zu sein hat, ist mindestens einmal jährlich und protokolliert von der Schulleitung zu prüfen.

Barein-/ und -auszahlungsblöcke sind verrechnungspflichtig. Hier ist ein Bestandsverzeichnis zu führen. Neue Blöcke können im Budgetreferat der Bildungsdirektion angefordert werden.
Auch wird auf die Bestimmungen betreffend Abwicklung von Zahlstellen (Aushang einer Unterschriftenprobe der Zeichnungsberechtigten) und Schlüsselverzeichnis hingewiesen.

Laut BB-GmbH-Gesetz §4(3) ist auf www.bbg.gv.at eine §4-Meldung durchzuführen, wenn geplant ist, Waren und Dienstleistungen außerhalb des BBG-Angebots zu beschaffen, weil sie günstiger angeboten werden. Nach der Meldung ist eine vierzehn-tägige Frist abzuwarten, da bestimmte Waren und Dienstleistungen verpflichtend über BBG-Zuschlagsunternehmen zu beziehen sind. Erfolgt keine Rückmeldung seitens der BBG, darf das günstigere Angebot beauftragt werden. Die §4-Meldung ist der Rechnung im SAP anzuhängen (siehe Aufbewahrungsfristen).