Handbuch Budget

Wenn Gegenstände (Bundeseigentum) in einer Bundesdienststelle nicht mehr benötigt werden, so werden diese in der österreichweiten Sachgüterübertragung angeboten. Schulen können anbieten oder auch Gegenstände über die monatlich erscheinende Angebotsliste (erhältlich über die Bildungsdirektion Salzburg) anfordern. Ein ggf. vorhandener Buchwert wird von der Buchhaltungsagentur umgebucht. Details finden Sie in den
Richtlinien für den Sachgüteraustausch
und
Nähere Erläuterungen zur entgeltlichen Sachgüterübertragung
des BMF.

Die Verwaltung des Schlüsselverzeichnis ist Aufgabe der Rechnungsführung. Wichtig dabei ist, dass bei Ausgabe eines Schlüssels vom Empfänger ein Formular unterzeichnet wird, das genau beschreibt, welcher Schlüssel für welchen Zeitraum weitergegeben wurde. Auch die Konsequenzen bei Verlust des Schlüssels (polizeiliche Meldung!) sollen darauf vereinbart werden.

Rechnungen, die an der Schule einlangen, müssen sofort im HV-SAP-System als Schuldbuchung bearbeitet werden.

Die Neubeschaffung von Schulmöbeln ist grundsätzlich über den BBG-E-Shop abzuwickeln. Sollten andere Möbel benötigt werden, dann sind diese auszuschreiben. Zur Ausschreibung müssen die "Allgemein technischen Bestimmungen zur Ausführung von Schulmöbeln" in der geltenden Fassung beigelegt und die entsprechende Qualitätsprüfung durchgeführt werden.

Einnahmen aus der Schulraumüberlassung müssen über die zweckgebundene Gebarung laufen. Zur Deckung der daraus entstandenen Kosten muss eine Kalkulation erstellt und der berechnete Betrag zweckgebunden für den überlassenen Raum verwendet werden.
Rechtsgrundlage sind die Rundschreiben 80/1994, 48/1995, 74/1995.

Gesamte Rechtsvorschrift für Schulveranstaltungsverordnung 1995, Fassung vom 12.09.2011

Schulveranstaltungen, die mit Ausgaben und Einnahmen verbunden sind, sind immer abrechnungspflichtig! Der/die LeiterIn der Schulveranstaltung hat eine Endabrechnung zu erstellen und zu unterfertigen, in der sämtliche Zahlungsvorgänge dargestellt sind. Die Schulleitung hat dies zu prüfen und zu bestätigen. Um die Kontrollmöglichkeit der Reiserechnung zu gewährleisten, ist dabei auch festzuhalten, ob und allenfalls von wem Freiplätze in Anspruch genommen wurden, da diese die Reiserechnung vermindern. Dabei ist die Aufbewahrungsfrist zu beachten und die Belege müssen in der Schule bereitliegen. Die Bildungsdirektion Salzburg hat das Informationsblatt "Schulveranstaltungen - Abwicklung" herausgegeben. Wichtig dabei ist auch, dass ein Eilnachrichtenverfahren bei Bedarf erfolgen muss. Das heißt, es müssen Steuernummer und das zuständige Finanzamt bekannt sein.

Alle Schulveranstaltungen sind direkt über die durchlaufende Gebarung des Bundes abzurechnen.

Das Einheben von Gebühren für Spinde und anderes Bundeseigentum ist nur dann zulässig, wenn es sich dabei um einen Schlüsseleinsatz (Kaution) handelt. Diese Gebühr muss am Ende des Schuljahres wieder zurückgezahlt werden. Unzulässig ist das Vermieten von Spind- oder Garderobenplätzen. Für Anlagen dieser Art hat der Schulerhalter zu sorgen.

Schulen können Sponsoringvereinbarungen mit Unternehmen eingehen. Dabei ist besonders auf vergaberechtliche Bestimmungen zu achten. Verträge mit Unternehmen, bei denen Beschaffungen durchgeführt werden sollen, können nicht eingegangen werden, denn beim Einkauf unterliegen Bundesschulen immer dem BBG-Gesetz. Sollten Schulen Leistungen an Unternehmen vergeben wollen, von denen letztlich die Schule profitiert (Automaten aufstellen) müssen in jedem Fall Vergleichsangebote eingeholt werden. Unbedingt zu beachten sind die Erlässe "Kommerzielle Werbung an Schulen - Verbot aggressiver Geschäftspraktiken" und "Unzulässigkeit von parteipolitischer Werbung an Schulen".

Bei der Beschaffung mittels Sponsorengeld ist folgende Vorgangsweise bei offenen Rechnungen einzuhalten:

1. Buchung vom Sponsorkonto auf die zweckgebundene Gebarung des Bundeskontos,
2. verrechnen über zweckgebundene Gebarung,
3. aufbewahren des Zahlungsaktes samt Vergabeunterlagen wie üblich.