Die Vergleichbarkeit von Waren oder Dienstleistungen muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Es ist daher wichtig, dass Angebote von verschiedenen BieterInnen dasselbe Produkt, dieselbe Leistung ausweisen. Die Angebote müssen zur gleichen Zeit ermittelt worden sein und sind in einer Liste zu dokumentieren. Auf dieser Liste soll auch die Bestbieterermittlung und die Begründung zur Vergabe vermerkt sein (Vergabebericht).
